Compte rendu de la réunion du lundi 16/10/2017

Bonjour,

Voici la synthèse de réunion de notre dernier Conseil de la Vie Sociale qui s'est déroulé le lundi 16 octobre 2017, au Centre de gérontologie.

Il devrait être affiché, sous peu, dans le hall d'entrée.

Bonne lecture !

Synthèse de réunion : RESUME

Le nouveau Directeur du Centre Hospitalier de Narbonne a pris ses fonctions au 1^er octobre 2017.

1. Validation du compte-rendu du 20/06/2017

Le compte-rendu du CVS du 20 juin 2017 est approuvé à l’unanimité par les personnes présentes.

2. Suivi des actions

1. 1. : Les points financiers

• La procédure relative au dépôt de garanti et à la provision

Madame M... explique que la procédure relative au dépôt de garantie et à la provision est appliquée, et détaille qu’elle concerne 16 entrées, dont 11 dossiers ont fait l’objet d’un dépôt de garantie, déposé à la Trésorerie avant l’entrée du résident. Un autre dossier, bénéficiant de l’aide sociale, a fait l’objet d’une provision.

• Etat de la dette

Ces dossiers sont actuellement concernés par une procédure contentieuse de non-recouvrement.

A la fin septembre, on constate une diminution des dettes supérieures à 3 000€ ; la dette s’élève donc désormais à 165 000€.

Madame M... rappelle que la procédure relative au dépôt de garantie et provision va dans le sens de la réduction de la dette et cela passe également par un suivi rigoureux des dossiers.

Elle précise encore que pour le budget B du secteur USLD le taux de recouvrement est passé de 87% pour le budget N-1 (2016)  à 98% et ce taux a évolué de 80 à 87% pour le budget de l’EHPAD entre 2016 et 2017.

Pour les personnes insolvables, le tarif hébergement est financé par l’aide sociale versé par le Conseil Départemental. Ces sommes versées sont récupérable sur la succession.

Pour rappel avant la décision du Conseil départemental concernant l’aide sociale, une provision représentant 90% des ressources doit être versée.

Madame G... interroge sur le nombre de dossiers avec une dette supérieure à 3 000€.

Madame M... répond que cela concerne une dizaine de dossiers dont certains sont anciens ou en attente d’une réponse suite à une demande d’aide sociale.

Certains dossiers qui ne vont pas être soldés nécessitent de faire des provisions pour risque annuellement afin d’anticiper la dette. Cela incite également à une plus grande prudence au moment de l’étude des demandes d’entrées afin de repérer les personnes potentiellement insolvables et donc de demander qu’elles bénéficient de l’aide sociale pour ne pas augmenter davantage la dette.

• la dette du Centre Hospitalier de Narbonne

Il est tout d’abord rappelé que les budgets de l’hôpital et de Pech Dalcy sont séparés, il n’y a pas de fusion.

Madame L... souhaiterait revenir sur la convention tripartite et notamment sur la possibilité qu’il y ait des postes supprimés suite à la signature de cette convention.

Madame G... rappelle qu’aucun poste ne va être supprimé mais qu’il faudra surement revoir la répartition des postes entre l’EHPAD et le secteur USLD, selon la charge en soins, puisque ceux-ci sont globalisés sur la gérontologie. L’annexe à la convention portant sur le personnel doit être revue avec l’ARS.

Madame G... précise qu’un calcul des effectifs du CHN a été réalisé et que celui-ci a mis en exergue le fait qu’il n’y a actuellement pas de réel poste vacant selon la maquette organisationnelle. C’est surtout une question de répartition, d’organisation d’emploi du temps à revoir.

Madame G... explique aussi que le problème des « absences perlées » amène à des difficultés de remplacement des personnels au dernier moment et que dans de tels cas, le CHN privilégie davantage une mutualisation des personnels (en demandant à des soignants de l’Hôtel Dieu de se rendre à Pech Dalcy) plutôt qu’en faisant appel à des personnels intérimaires qui ont un coût important et ne garantissent pas une bonne qualité de prise en charge des résidents, même si elle concède que cette solution n’est sans doute pas la meilleure pour les résidents.

• Questions diverses sur le volet financier

L’entretien des espaces verts et des vitres a été inscrit sur le budget 2018.

1. 8. 5. 2.  : Problème de la qualité de prise en charge des résidents et patients dû aux absences de personnels.

      6.  

         Les représentants des familles questionnent sur la possibilité de recourir à des élèves infirmiers pour combler ces absences.

          

         Madame G... répond que cette solution est déjà mise en place mais que ces étudiants ne sont pas toujours disponibles (en stage ou en cours) et que dans tous les cas, cette solution nécessite un délai afin de mettre en place de manière effective le remplacement. Enfin, l’Equipe paramédicale de Remplacement (EPR), lorsqu’elle est sollicitée est répartie selon les besoins des différents services du Centre Hospitalier.

          

         Monsieur le Docteur B... intervient afin de rappeler aux familles que cette question de l’absentéisme est un souci permanent des équipes d’encadrement. Cette problématique n’est pas spécifique au centre de gérontologie - Pech Dalcy.

          

         Madame C..., représentante du personnel rappelle que concernant les personnes levées, notamment le week-end, il y a un roulement selon les semaines (1 week-end / 2) mais que parfois cette organisation peut ne pas être respectée. Elle précise encore qu’une fiche indiquant ces roulements est disponible auprès du cadre.

          

         Madame C... et Monsieur le Docteur B... expliquent enfin que le centre de gérontologie prend en charge des cas lourds, avec pathologie importante, qui monopolisent le personnel, mais que toutefois tous les résidents sont traités de la même manière, avec la même attention.

          

         Madame G... précise qu’au CHN le taux d’absentéisme est de 6% par rapport à une moyenne nationale de 9% mais qu’elle a conscience du fait que peu importe le taux cela est perturbant.

          

         Madame L... souhaiterait enfin rappeler que les agents qui travaillent sont méritants et qu’il ne faut pas oublier la charge de travail importante qu’ils ont.

          

      7. 3. ; Point sur la loi d’Adaptation de la Société au Vieillissement (ASV)

      8.  

         Les dotations allouées pour l’EHPAD ont été notifiées fin Août. On constate une baisse de 100 000€. Des négociations vont être entreprises avec le Conseil départemental sur le volet dépendance. Cette diminution de financement ne concerne que l’EHPAD, l’USLD gardant en effet son propre mode de financement.

          

         Cette baisse des dotations est également une inquiétude pour le CHN.

         Les finances pour 2017 n’en seront pas impactées, le problème se fera ressentir en 2018.

         Les représentants des familles s’interrogent sur les impacts à venir de la baisse des dotations. Il n’y aura aucun impact sur le prix de journée ; la baisse de dotation ne concerne que le volet dépendance et non celui de l’hébergement, et ces 2 volets ne font pas partie de la même section tarifaire.

         On ne peut pas augmenter la part hébergement pour combler le budget dépendance puisque celle-ci est définie par le Conseil départemental.

      9. On risque dès lors de rogner sur d’autres budgets et notamment sur celui du personnel.

         1. 4 : Repas :
      10.  
      11. Alimentation en bouillie – soupes enrichies
      12.  
      13. Monsieur B... rappelle préalablement la définition du terme « maltraitance alimentaire » qui consiste dans le fait pour le prestataire de ne pas donner un équilibre alimentaire comme préconisé par la DGOS, ce qui favoriserait la dénutrition des personnes.
      14. Puis il explique ce que sont les soupes enrichies. Une étude nationale met en avant les avantages de cet aliment afin d’éviter le jeûne nocturne ainsi que la dénutrition.
      15.  
      16. Monsieur B... se dit prêt à mettre pleinement en œuvre le dossier sur la composante de 3 éléments protéinés (potage frais avec de la protéine de lait + dessert lacté protéiné) et non plus seulement le potage protéiné.
      17. La diététicienne fait remarquer le franc succès du potage protéiné ainsi que le dessert enrichi pour remplacer les protéines d’un repas de structure classique.
      18. Les représentants des familles demandent si ces repas peuvent remplacer les « mixés ». La diététicienne répond que pour certains résidents et patients cela est possible, et elle rappelle également que ces « mixés » sont désormais de bien meilleure qualité.
      19.  
      20. Madame BORRAS demande si la fausse route n’est pas un faux prétexte pour l’utilisation des mixés. Monsieur le Dr B..., Madame S... et Monsieur B... informent que non. Un orthophoniste réalise des bilans réguliers auprès des résidents.
      21. Monsieur le Docteur B... rappelle que les menus mixés sont indispensables pour certaines personnes pour des questions de sécurité même si sur le plan calorique ils n’ont pas de réels avantages.
      22. Le responsable de la restauration explique qu’un travail est aussi mené concernant les menus du cycle d’été et plus particulièrement sur la tendreté des fruits. Concernant les menus du cycle d’hiver, un travail est aussi en cours pour préparer de beaux menus de fêtes.
      23. Sur la question de la « tristesse des repas », les responsables de la restauration expliquent que les nouveaux repas mixés ont beaucoup plus de goût et ils invitent les membres du CVS à être présents lors du renouvellement de l’appel d’offres afin de les goûter.
      24.  
      25. La diététicienne est d’accord qu’au départ ce visuel peut rebuter mais ces repas sont ensuite bien acceptés par les personnes concernées.Concernant l’eau gélifiée, la gamme a changé avec des textures et des goûts adaptés. La meilleure qualité est flagrante.
      26.  
      27. Action 1 : Organiser le prochain CVS à l’UPC et organiser une dégustation
      28. Attribution : Direction – UPC
      29. Délai : CVS du 18 décembre 2017.
      30.  
      31. Question des repas répétitifs
      32.  
      33. Madame S..., diététicienne, explique qu’il existe 5 plats de remplacement quand un résident n’apprécie pas le repas proposé le jour même. Certes il y a moins de choix de remplacement pour les légumes que pour les viandes, cependant il ne faut pas oublier que la substitution doit répondre aux besoins de l’ensemble des régimes. Elle constate également que la doléance de répétition des repas est souvent le fait de patients « délicats » qui n’apprécient pas de nombreux repas de remplacement.
      34.  
      35. De plus, il ne faut pas oublier que le centre de gérontologie propose 5 cycles de menus selon les saisons (hiver-été), que les équipes mettent un point d’honneur à faire plaisir aux résidents, mais qu’elles respectent également les anciennes habitudes alimentaires des résidents quand ceux-ci ont une certaine rigidité du comportement alimentaire.
      36. Monsieur B... précise encore que le service restauration a pris le parti de servir des portions allant au-delà du grammage recommandé au niveau national pour les personnes âgées.
      37.  
          1. 5 : Le groupe de décoration
      38.  
      39. Madame L... demande s’il y a eu des avancées sur ce point.Monsieur. R... répond par l’affirmative, plusieurs réunions ont eu lieu depuis le dernier CVS mais le délai temporal est trop court afin de constater de réelles avancées, même si le rez-de-chaussée est bien avancé. Une 4^ème réunion est prévue pour avancer sur les étapes suivantes.
      40.  
          1. 6 : Les Olympiades
   9.  
   10. Les représentants des familles interpellent Monsieur R... sur l’idée évoquée lors du précédent CVS, de la mise en place d’Olympiade entre différents établissements public du département (notamment à Carcassonne).
   11. Monsieur R... énonce qu’il n’a pas encore pris contact avec les établissements concernés.
   12. Il serait judicieux de remettre cette question à l’ordre du jour d’une prochaine réunion.
   13.  
   14. Action 2 : Prendre contact avec le CH de Carcassonne pour un évoquer la possibilité d’Olympiade inter-établissements
   15. Attribution : M. R...
   16. Délai : CVS du 18 décembre 2017.
   17.  
   18.  

7 : L’aménagement des extérieurs 

Cela concerne essentiellement la question des bancs que les représentants des familles souhaiteraient plus proches de l’entrée, ainsi que l’installation de parasols pour pouvoir profiter de l’ombre.

Les représentants des personnels expliquent que ce point a également été présenté en CHSCT où il leur avait été répondu que les parasols n’étaient toujours pas opérationnels car leur installation posait ensuite le problème de leur ouverture et fermeture ; réponse qui n’a pas satisfait les représentants du personnel.

C’est une question qu’il faut revoir avec les services techniques pour que cela puisse être réglé avant l’été prochain. C’est en effet quelque chose d’indispensable pour le confort de tous : les résidents, les familles, les personnels.

Concernant un aménagement de la terrasse du 1^er étage, les personnels font remarquer qu’ils n’ont aucune demande des résidents sur ce point et que de plus son utilisation est limitée, puisque l’été il y fait très chaud.

Action3 : Proposition de solution pour l’aménagement des extérieurs : bancs - parasols

Attribution : Direction des Travaux, des Investissements, des Ressources Biomédicales et Techniques

Délai : CVS du 18 décembre 2017.

8 : Le pupitre espace souvenir

1.  

   Monsieur R... répond que ce pupitre est à disposition des familles mais qu’il n’est pas pour autant utilisé car la plupart des personnes décédées ne restent pas plus de 24h dans l’établissement avant d’être prise en charge par les services funéraires.

   En outre, beaucoup de familles ne résident pas à Narbonne et n’en n’ont donc pas l’utilité.

   Les représentants de familles rappellent le but premier de ce pupitre qui est de prévenir les autres résidents, qui connaissent le défunt, de son départ.

   Les personnels estiment toutefois que pour certains résidents le pupitre n’est pas la solution la plus adaptée pour annoncer un décès.

   Monsieur R... propose d’annoncer dans le prochain livret d’accueil l’existence de ce pupitre et la possibilité de sa mise à disposition.

    

2. 9. L’activité marche nordique

3.  

   Monsieur R... propose de faire un listing des personnes présentes à la précédente marche mais également un listing des activités déjà programmées en parallèle au centre par Mme F... afin de ne pas en superposer plusieurs. La prochaine date retenue est le 30 octobre 2017.

    

4. 10. La chaine de télévision interne

5.  

   Il faudrait prévoir un comité de rédaction avant sa mise en service effective. Le CHN doit prévoir et remettre en ordre sa présentation. Puis rédiger une note de service pour diffuser l’information de mise à disposition de la chaine.

   Il faudrait revoir ce point avec le responsable de la communication.

   Action 4 : Prévoir une présentation / un pré-montage

6. Attribution : M. M... – service communication

7. Délai : CVS du 18 décembre 2017.

   11. Le chèque de l’association des familles au profit de l’association les loisirs de Pech Dalcy

La présidente de l’association les loisirs de Pech Dalcy n’a toujours pas reçu ce chèque.

1. 12. Le manque de pistolets

La gestion des stocks est régulée avec les cadres, cette question ne semble plus être d’actualité.

13 : Questions diverses

1. 1. La semaine bleue

Monsieur R... explique aux familles que la semaine bleue se déroulait cette année au moment de la certification, qu’il n’y avait donc pas de personnel disponible pour se consacrer à l’organisation du repas de clôture qui a lieu habituellement et que cela ne tient pas à des considérations budgétaires.

Il précise toutefois que la semaine bleue a bien eu lieu, seul le repas de clôture n’a pas été réalisé.

1. 2. Renouvellement du CVS

Madame L... conclut la séance en rappelant que les prochaines élections du CVS auront lieu en avril 2018. Lors de la prochaine réunion du CVS le 18 décembre il sera fait une présentation du calendrier électoral.

Il est également prévu de tenir une réunion du CVS avant les élections, celle-ci est définie au 12 mars 2018 à 14h.

A cette occasion, en raison du décès de Maman survenu le 25 mai 2016, je vous informe que je ne me représenterai pas en tant que membre du CVS et que je n'en serai plus Présidente, à compter du mois d'Avril 2018.

Toutes les personnes intéressées par ce mandat de 3 ans peuvent me contacter pour de plus amples informations sur le rôle des membres du CONSEIL DE LA VIE SOCIALE.

Depuis le 25 mai 2016, j'aurai pu démissionner, les statuts en donnent la possibilité, mais j'ai tenu à terminer mon deuxième mandat de 3 ans, par solidarité avec les Résidents et leurs familles. J'ai eu l'honneur d'être élue deux fois et nommée Présidente deux fois aussi. Je remercie les personnes qui m'ont fait confiance, durant cette mission.

Votre dévouée, Marie-Thérèse Borras.

Mes coordonnées ainsi que celles des autres membres du CVS sont affichées au Centre de gérontologie et vous pouvez toujours nous contacter.