CVS du 07/12/2012. Affichage sur le portillon d'entrée de Pech Dalcy

Le compte rendu du Conseil de la Vie Sociale (CVS) est affiché sur le portillon d'entrée de Pech Dalcy. En voici le texte, ci-dessous :

Objet : Conseil de la Vie Sociale

Animateurs : Olivier ROQUET, Directeur du Centre Hospitalier de Narbonne

Secrétaire de séance : Aurélie LAHAYE et Olivier ROQUET

Validé provisoirement par : Madame la Présidente, Madame la secrétaire et Monsieur le Directeur

Date : Signature :

Réunion du : 07 décembre 2012

Horaire début : 16h00

Horaire fin : 19h00

Présents :

Membre à voix délibératives

Membre titulaire

Madame Marie-Thérèse BORRAS, représentant des familles, Présidente du Conseil de la Vie Sociale

Madame Monique ANDUZE, représentant des familles, Vice-présidente du Conseil de la Vie Sociale, Secrétaire de séance,

Madame Suzanne CAUMONS, représentant des familles

Madame Hélène SANDRAGNE, représentant du Conseil de Surveillance,

Monsieur le Dr Arnaud PLAT, Chef du pôle Gériatrie,

Madame le Docteur Brigitte THOMAS, responsable du Centre d’Activité Clinique USLD, Pôle Gériatrie,

Monsieur Eric ESPART, représentant des personnels, syndicat CGT

Madame Sylvie BOUSQUET, représentant des personnels, syndicat FO

Membres suppléants

Madame Marie Laure PUIG, représentant des familles, membre suppléant,

Membre à voix consultative

Monsieur Olivier ROQUET, Directeur du Centre Hospitalier de Narbonne,

Monsieur Patrick RUIZ, Cadre Supérieur de Santé, Pôle Gériatrie,

Invités

Monsieur Jérôme RUMEAU, Directeur des Soins,

Mlle Aurélie LAHAYE, chargée de missions à la Direction,

Madame Catherine SUCKIK, Diététicienne, Pôle Médico-technique

Absents :

Membre à voix délibératives

Membre titulaire

Monsieur Jean Jacques FAURE, représentant des familles, membre titulaire,

Madame Marcelle ROGER, représentant des familles, membre titulaire,

Madame Isabelle VALENTIN, représentant des familles, membre titulaire,

Membres suppléants

Madame Jacqueline CAZANOVE, représentant des familles, membre suppléant,

Monsieur André NAVARRO, représentant des familles

Madame MONTALI PREVOT, représentant des familles, membre suppléant

Madame Marie Rose VIDAL, représentant des familles, membre suppléant

Membre à voix consultative

Madame Marie José MAFFRE, responsable du bureau des entrées, membre à voix consultatifs,

Invités

Monsieur le Maire Jacques BASCOU, Maire de Narbonne, Président du Conseil de Surveillance du Centre Hospitalier de Narbonne

,

Diffusion du présent compte rendu et des annexes éventuelles:

Présents et absents

Affichage à Pech Dalcy (par la Direction du CH)

Copie à :

M. le Président de la CME

Equipe de Direction

Madame le Docteur Catherine DELNONDEDIEU, responsable du CAC Pharmacie

Mme Catherine GRANIER, chef der projet, Centre de gérontologie – SSR (La coupe)

Monsieur Christophe MOTOS, Technicien Supérieur Hospitalier, Service Technique,

Madame Valérie GRANIER, Cadre de Santé, Centre de gérontologie, Pech Dalcy

Madame Véronique BARADAT, Cadre de Santé, Centre de gérontologie, Pech Dalcy.

Ordre du jour (thèmes abordés)

1. Approbation du compte rendu de la réunion du 12 octobre 2012
2. Information sur l’exécution du budget 2012
3. .Bilan de la procédure contradictoire avec le Conseil Général sur le projet de budget 2013
4. Organisation du travail et des plannings au Centre de gérontologie Pech Dalcy
5. Questions posées par les représentants des familles et relevant du Conseil de la Vie Sociale

Pages jointes en annexe au compte rendu

Annexe 1 : note présentant l’organisation des effectifs pour 2013

Annexe 2 : note présentant l’organisation de la répartition des effectifs de nuit

Prochaine réunion

Date : Non fixée à ce jour

Ordre du jour :

Lieu :

Décisions de la réunion

Monsieur ROQUET excuse Monsieur Jacques BASCOU Président du Conseil de Surveillance du Centre Hospitalier de Narbonne pour son absence mais indique qu’un rendez a été fixé avec lui et les représentants des familles la semaine suivante.

1. Approbation du compte rendu du Conseil de la Vie Sociale du 12 octobre 2012.

Le compte rendu de la réunion du 12 octobre 2012 est approuvé à l’unanimité.

1. Information sur l’exécution du budget 2012

Au 30 juin 2012, le déficit prévisionnel était de 200 000 euros, au 30 septembre 2012 il est de 150 000 euros, cette diminution du déficit est due aux décisions prises par le Centre Hospitalier pour limiter les dépenses.

Les arguments développés par le Centre Hospitalier Narbonne auprès du Conseil Général et de l’ARS ont permis l’attribution de crédits non reconductibles, cela permettra de finir l’année en équilibre budgétaire. Le Conseil général a également autorisé le Centre Hospitalier à faire des virements de crédits entre les titres 1 et 4. Par conséquent il ne devrait y avoir aucun impact de la gestion 2012 sur les tarifs d’hébergements pour l’exercice 2013.

A compter du 1er janvier 2013, les effectifs quotidiens du Centre de gérontologie seront équivalents à ce qu’ils étaient prévus initialement au quotidien.

Madame SANDRAGNE souligne également que Monsieur le Maire a particulièrement conscience des difficultés rencontrées par les familles des résidents et qu’il est également intervenu auprès de la Direction générale de l’ARS d’une part et du Président du Conseil Général d’autre part pour que des décisions d’appui à Pech Dalcy soient prises.

1. Bilan de la procédure contradictoire avec le Conseil Général sur le projet de budget 2013

Monsieur ROQUET indique qu’à ce jour, aucune information n’a été communiquée par le Conseil Général dans le cadre de la procédure contradictoire à la suite de la communication du projet de budget présenté lors de la précédente séance du Conseil de la Vie Sociale.

1. Organisation du travail et des plannings au Centre de gérontologie Pech Dalcy pour 2013

Ce point est présenté aux différentes instances du Centre Hospitalier de Narbonne.

En 2012, suite au déficit prévisionnel des mesures transitoires ont été mise en place. En 2013, le Centre de gérontologie retrouve la totalité de ces effectifs sur 12 mois.

Le travail sur l’organisation du travail et des plannings a été conduit par l’équipe médicale, le cadre supérieur de santé et le cadre de santé de Pech Dalcy et validé par la Direction des soins.

Monsieur RUMEAU présente la note qui a été diffusée avec l’ordre du jour et annexée à ce compte rendu (annexe 1). Il précise que les effectifs prévus dans la convention sont pour l’année entière. Pour prévoir l’organisation annuelle, il faut donc tenir compte des éventuels arrêt maladie ou congé maternité.

Monsieur ESPART indique que le ratio patient / ASH par étage n’est pas respecté. Monsieur ROQUET explique que Pech Dalcy est une unité globale et non divisée en étage. Monsieur RUMEAU souligne que le Cadre de santé a pour mission de s’assurer que les effectifs affectés correspondant aux besoins des patients et des résidents. Il peut alors au quotidien faire des affectations en fonction de la charge de travail.

Monsieur ROQUET précise que le potentiel de remplacement pour les IDE est de 8%, par conséquent il ne pourra pas couvrir l’ensemble de l’absentéisme.

Madame ANDUZE constate que l’ensemble des résidents ne sera pas levé le week end.

Monsieur RUIZ explique qu’il y aura des restrictions, certains patients ne seront pas levés : résidents sur matelas air dynamique, prescription médicales. A l’heure actuelle 70% des patients sont levés le dimanche. De manière générale les patients restent couchés une fois par mois le dimanche.

Monsieur RUMEAU explique que le taux d’encadrement mis en œuvre est en adéquation avec une structure EHPAD USLD, les besoins étant différents des services MCO.

Monsieur ROQUET souligne que si le Conseil Général et l’ARS décident de moins doter le Centre Hospitalier de Narbonne les effectifs seront réajustés en conséquence.

Madame le Docteur THOMAS demande comment sera géré le surplus, si il y a moins de remplacement que prévu.

Monsieur ROQUET explique que l’excédent peut être affecté l’année suivante, toutefois il faut noter que l’affectation finale sera décidée par les autorités, qui pourront s’en servir pour diminuer la dotation.

Madame BORRAS indique que certaines parties sont nettoyées seulement une fois par semaine. Monsieur RUMEAU précise qu’il faut prioriser les zones proches des résidents : chambre, sanitaire, couloir…

Madame le Docteur THOMAS indique que les rues autour de Pech Dalcy sont « sales ». Madame SANDRAGNE explique que la mairie met tout en œuvre pour rendre la ville plus propre, une équipe dédiée au nettoyage des rues du Centre ville a été créée. Tous les matins les rues sont nettoyées. Pour maintenir le centre ville propre les riverains doivent adopter des gestes civiques comme ramasser les déjections canines.

Madame ANDUZE précise que certaines familles de résidents viennent avec leurs chiens et leurs laissent faire leur besoin dans la cour.

1. Questions posées par les représentants des familles et relevant du Conseil de la Vie Sociale

A partir du document établi par les représentant des familles, le Conseil étudie chaque question.

1. Animation

Madame BORRAS explique que depuis le départ de « Michel », il y a moins d’animations et elles durent moins longtemps. Selon elle, l’animatrice ne doit pas aller chercher les patients dans les chambres. Elle demande si un nouveau poste d’animation peut être créé.

Monsieur ROQUET répond que cet animateur était en sur effectif. Si un nouvel animateur est recruté, l’animation relevant de l’hébergement, les tarifs augmenteront.

Monsieur RUIZ souligne que lors des grands événements, les soignants sont présents. Béatrice, l’animatrice, se fait aider par les bénévoles pour faire remonter les patients dans leur chambre.

Monsieur ESPART demande si les animations ne peuvent pas être réalisés par étage.

Monsieur ROQUET indique qu’il faut travailler sur cette proposition, les animations pouvant avoir lieu le matin et l’après midi sur des étages différents. Les aides soignants ont dans leur formation une compétence animation.

Madame SANDRAGNE propose de mettre en contact le Centre Hospitalier de Narbonne avec les associations souhaitant participer à l’animation du Centre de Gérontologie.

1. Confort

Madame BORRAS explique que dans certaines chambres, le personnel pousse la desserte puis ne la remette pas à sa place. Les résidents ne peuvent plus alors accéder à leur table de nuit.

Monsieur RUIZ indique que les personnels ont tous comme consigne de remettre en place les mobiliers dans les chambres après les soins ou le ménage. Il est vrai que certaines chambres étant petites, l’intervention des personnels implique de bouger la desserte.

Monsieur ROQUET demande de relater une situation précise, il faut faire connaître les exceptions afin d’analyser la situation et de cibler les actions à conduire.

Monsieur RUMEAU propose qu’un audit soit réalisé sur une journée par les professionnels, les cadres pourraient également rappeler la règle aux différents agents.

1. Sécurité

• Electricité :

Madame ANDUZE indique que certaines prises électriques sont mal installées mais fonctionnent et d’autres sont installées correctement mais ne fonctionnent pas. Elle remet des photos prises le jour même, démontrant ses dires.

Monsieur RUIZ précise que le responsable de l’entretien a fait le tour de la structure et a signalé les prises défectueuses au service technique qui les a réparé.

Madame BOUSQUET indique que l’équipe soignante signale toutes les prises abîmées.

Monsieur ROQUET a rencontré le responsable des services techniques afin que le problème soit réglé rapidement.

• Risque incendie

Madame BORRAS demande comment sera géré la situation en cas d’incendie.

Monsieur ROQUET explique que le bâtiment a fait l’objet d’un avis défavorable par la commission de sécurité depuis le mois de mars 2011. Il avait d’ailleurs réuni le précédent Conseil de la Vie Sociale pour l’informer de cette situation Des mesures ont été prises pour sécuriser le bâtiment, des portes coupes feu ont été installées, certains lieux de stockage ont été évacués, les résidents fumeurs ne sont plus accueillis. Un exercice sécurité incendie a été réalisé en collaboration avec les pompiers, qui a démontré qu’il n’y avait pas de problème d’évacuation des résidents.

• Appel malade

Les représentants des familles signalent les difficultés qui leur ont été rapportées par les résidents la nuit : un résident tombé qui ne parvient pas à faire venir le personnel, un résident qui cherche le personnel en allant à la salle de soin de l’étage et qui ne trouve personne. Quelles solutions peut-on trouver ? M. ROQUET rappelle que cet état de fait existe depuis toujours au Centre Pech Dalcy : il n’y a pas d’appel malade. Il propose que soit étudié un système temporaire (par exemple en location) pour les résidents les plus aptes à l’utiliser.

1. Hygiène

Madame BORRAS indique que lors de la réunion avec les familles des résidents, certaines se sont plaintes que leurs parents avaient les cheveux sales ou n’étaient pas douchés.

Monsieur RUIZ présente une étude réalisée au mois de Novembre sur les soins d’hygiène (deux tableaux sont remis en séance aux personnes présentes). Sur les 165 résidents seulement 13 n’ont pas eu de capiluves dont 7 ont refusé les soins proposés et 6 sont en fin de vie. Pour les douches, 72 personnes n’ont pas été douchées au mois de novembre soit les résidents sont alités ou en fauteuil roulant soit en fin de vie soit ils ont refusé la douche. Dans tous les cas, les résidents bénéficient tous de toilettes complètes au lit tous les jours. Si les familles constatent des problèmes d’hygiène, ils peuvent rencontrer les personnels soignants.

Monsieur ESPART souligne que les équipes soignantes travaillent en fonction des habitudes de vie des résidents.

Madame ANDUZE demande si les noms des personnes refusant les soins de confort peuvent leur être communiqués. Monsieur ROQUET précise que ces informations relèvent du secret médical et ne peuvent être donc communiquées. Si des représentants de résidents se plaignent, ils peuvent prendre rendez vous avec la Direction.

Madame BOUSQUET souligne que sont inscrits dans le dossier du résident les soins non réalisés.

Monsieur RUIZ précise que les douches de la structure ne sont pas adaptées. Si le matériel était adapté 50% des 72 personnes non douchées pourraient l’être.

Madame BORRAS demande si les salles de bain et le matériel seront adaptés dans la nouvelle structure. Monsieur ROQUET indique que les salles de bain permettront de doucher les résidents et des équipements seront prévus à cette fin compte tenu de locaux adaptés.

1. Soins

Madame BORRAS souligne que concernant les kinésithérapeutes, il y a eu de l’amélioration récemment, mais qui semble fragile notamment du fait du comportement d’un nouveau monsieur. Monsieur ROQUET rappelle ce qu’il a déjà dit dans la précédente réunion sur ce point :

• Il est difficile de recruter des kinésithérapeutes dans le secteur public car la rémunération y est de 2 à 3 fois inférieure que dans le libéral, ces professionnels ayant souvent des prêts réalisés pour leur études à rembourser, ceci explique qu’il y a des postes vacants sur le Centre Hospitalier même si récemment ils ont tous pu, pour une courte période, être pourvus.
• La formation des kinés les incite à travailler plutôt dans le secteur de l’orthopédie qu’en gériatrie ; pour les motiver il faut que l’exercice dans ce secteur ne soit pas exclusif, ce qui explique que chaque kiné du Centre Hospitalier de Narbonne doit intervenir à Pech Dalcy et que ce ne sont pas toujours les mêmes.

1. Vie Sociale

• Téléphone

Madame BORRAS explique que cet été, pendant ses vacances, elle a essayé de joindre sa mère, elle n’a pu l’avoir qu’une fois. Monsieur RUIZ précise que la batterie du téléphone peut être déchargée.

Monsieur ROQUET informe que dans le nouvel établissement il y aura un téléphone par chambre. Il faut expliquer aux familles des résidents qu’actuellement Pech Dalcy ne dispose que d’une seule ligne par étage d’où l’impossibilité parfois de joindre les résidents. Toutefois il faut étudier la possibilité de mettre deux lignes provisoirement.

• Heures des repas

Madame BORRAS indique que la question est maintenant dépassée car elle faisait référence aux conséquences de la baise des effectifs sur les horaires des repas.

1. Le futur centre de gérontologie

• Sonnette d’alarme

Les chambres seront bien équipées de sonnette d’alarme.

• Lieu de culte

Les plans du nouveau centre de gérontologie ne prévoient pas de lieu de culte identifié mais un travail est actuellement en cours sur la création d’un lieu de culte polyvalent.

• Accès par les transports en commun

Les moyens d’accessibilité par bus ne sont pas connus à ce jour. Il est souligné qu’un arrêt de bus aménagé (quai) a été installé à proximité immédiate de l’entrée du futur centre.

• Horaires d’ouverture

Les horaires d’ouverture du futur Centre de Gérontologie devraient être les mêmes

• Effectifs

Concernant les personnels, une nouvelle convention tripartite sera à négocier. Actuellement différentes hypothèses sont à l’étude.

• Distributeurs automatiques

Un distributeur de boissons et de friandises sera installé, Monsieur le Docteur PLAT souligne qu’il faudra faire attention au contenu.

1. Le Conseil de la Vie Sociale

Madame ANDUZE demande si il est possible de communiquer aux représentants des familles les coordonnées des familles des nouveaux résidents. Monsieur ROQUET précise que non, néanmoins les familles de résidents peuvent s’adresser aux représentants des familles, leurs coordonnées étant affichées à Pech Dalcy dans chaque chambre.

Madame ANDUZE demande si il est possible de prévoir des représentants des résidents au Conseil de la Vie Sociale. Il est répondu que le Centre Hospitalier a fait le choix de ne plus avoir de représentant des résidents au sein du Conseil de la Vie Sociale au vue de la fragilité de leur état de santé. Toutefois il est possible d’inviter un ou plusieurs résidents pour écouter ou présenter un point à l’ordre du jour. Par contre cela veut dire que les réunions aient lieu à Pech Dalcy ce qui limite leur tenue faute de salle spécifique et la nécessité de ne pas troubler le déroulement des journées.

Madame BORRAS informe qu’une association des familles de résidents de Pech Dalcy a été créée. Elle a un blog avec des photos de Pech. Monsieur ROQUET propose de l’inviter à la prochaine assemblée des associations et d’être signataire de la convention en cours de rédaction.

1. Manque de personnel la nuit

Monsieur RUIZ précise que le nombre de personnels la nuit est le même depuis dix ans. Il présente une note (annexe 2) qui décrit l’organisation mise en place à partir de l’étude des faits récents.

Toute situation doit être signalée afin d’analyser l’organisation avec le service, cela faisant partie de la démarche qualité et de la gestion des événements indésirables.

1. Prestation coiffure

Les représentants des familles demandent comment la prestation coiffure est attribuée et comment sont définis les tarifs. Monsieur ROQUET répond que c’est une délégation de service public, une mise en concurrence a été effectuée avant de retenir un coiffeur. Ce dernier verse une redevance pour le local. Toutefois chaque résident peut faire venir un coiffeur de son libre choix mais la prestation sera réalisée dans la chambre. Les tarifs vont être réétudiés.

Pour le futur centre de gérontologie une nouvelle convention sera signée. Il est bien prévu un local pour la coiffure.

1. Problème de matériels qui se dégradent

• Compagnon

Madame ANDUZE souligne qu’il existe des problèmes avec le compagnon d’oxygène de sa mère.

C’est un prestataire extérieur qui gère les compagnons. Monsieur ROQUET indique qu’il faudrait passer directement par la Pharmacie, Madame le Docteur DELNONDEDIEU viendra réaliser le diagnostic de l’existant.

• Matelas

Concernant les matelas anti-escarre, Monsieur RUIZ précise qu’ils sont contrôlés mensuellement tout comme les télécommandes des lits pour lesquelles par contre il peut y avoir ponctuellement des délais de livraison variable pour leur remplacement. Monsieur ROQUET rappelle l’engagement de la direction à tenir les équipements en parfait état et à assurer les renouvellements malgré le prochain déménagement.

• Odeurs

Madame BORRAS souligne des odeurs anormales à l’entrée de Pech, dans le couloir du rez-de-chaussée vers 18H15.

1. Fonctionnement de l’accueil

Il est signalé que le secrétariat est fermé l’après midi en l’absence de la titulaire. Monsieur ROQUET rappelle que l’effectif d’agent administratif sur Pech a été arrêté à 1 ETP ce que ne permet pas d’ouvrir 5j sur 7 toute l’année. Ce poste avait été complété par l’intervention d’une personne en contrat CAE mais dont la part de financement restant à la charge de l’employeur n’était pas prévue dans la convention tripartite. Par conséquent il a été mis fin à cette solution. En cas d’absence de l’agent permanent, son remplacement est assuré le matin par une autre secrétaire du pôle de gériatrie (SSIAD ou Equipe Mobile de Gériatrie). Cette organisation est alors expliquée par un affichage sur les portes du secrétariat.

1. Diététique

Les représentants de familles signalent un manque de coordination entre les personnels et la diététicienne. En effet ils indiquent que des compléments alimentaires n’ont pas été donnés pendant 2/3 jours. Monsieur RUIZ indique qu’il a eu connaissance d’une seule situation où cela est survenue, qu’elle s’expliquait par le retour d’un agent absent après un congé maternité à qui il n’avait pas été expliqué la nouvelle organisation de la traçabilité des compléments alimentaires. Si une autre situation a eu lieu il n’en a pas eu connaissance.

Monsieur ROQUET profite de cette question pour savoir si la visite de l’UPC qui a eu lui a satisfait les représentants des familles. Mmes ANDUZE et BORRAS indiquent qu’elles ont été bien accueillies, qu’ils ont pu tout voir et poser toutes les questions. Madame BORRAS signale que les endives demeurent acides.

1. Problème divers

Monsieur ROQUET souligne que la Direction a besoin de connaître les dysfonctionnements afin de les analyser. Il propose de mettre en place une boite aux lettres dans laquelle les familles pourraient laisser leur observation.

Madame Monique ANDUZE Madame Marie-Thérèse BORRAS

La secrétaire de séance Présidente du Conseil de la Vie Sociale

Vu, le Directeur du Centre Hospitalier

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